Il primo archivio di un consorzio socio-sanitario riordinato in Piemonte
A seguito di nostri sopralluoghi condotti nei giorni del 7 e 12 giugno 2019, l’Archivio Istituzionale del Con.I.S.A. “Valle di Susa” si presentava dislocato in diversi locali compresi tra la sede centrale di Susa e gli uffici territoriali di Susa, Sant’Antonino di Susa e Avigliana, nonché all’interno di un locale adibito a deposito presso lo stabilimento delle ex Officine Moncenisio di Condove e di un vano afferente al “Punto di ascolto” di Almese. In tutti i casi citati, il materiale documentario si presentava all’interno di faldoni, dossier o scatole recanti sul dorso o all’esterno l’indicazione sommaria del contenuto. Lo stato di conservazione dei documenti era generalmente buono, fatta eccezione per lo sporco superficiale che interessava la documentazione depositata a Condove.
I documenti afferenti al Con.I.S.A. non erano mai stati oggetto di passati riordini e dalle verifiche svolte in sede di sopralluogo, si è potuta appurare l’adozione di un titolario di classificazione (organizzato in categorie e fascicoli) unicamente per la corrispondenza protocollata. La restante documentazione – come evidenziato da diversi saggi a campione, ulteriormente confermati dalle dichiarazioni del personale interpellato in proposito – non presentava alcun tipo di segnatura archivistica. Inoltre si constatava l’assenza di strumenti descrittivi e di ricerca, quali elenchi di consistenza e/o inventari provvisori.
Inoltre, dal 2017, dando corso alle nuove normative in tema di digitalizzazione dei flussi documentari, tutti gli Uffici del Consorzio hanno adottato un nuovo sistema informatico per la formazione, gestione e tenuta delle proprie pratiche, sospendendo di fatto la stampa e conservazione fisica di diverse serie documentarie fondamentali (ad es. Delibere dell’Assemblea e del Consiglio, Bilanci d’Esercizio, Determine, ecc.), fatta eccezione per le cosiddette “cartelle sociali individuali”, relative ai contributi e ai servizi erogati dal Consorzio ai singoli utenti.
Da ultimo, dal 1° gennaio 2021, con l’estensione del Consorzio ai Comuni della Val Sangone, l’Archivio dell’Ente è passato a comprendere anche le cartelle sociali conservate presso il Polo territoriale di Giaveno, pari a 22 metri lineari di documenti datati tra il 1975 e i primi anni Duemila.
Alla luce di una situazione così variegata, gli archivisti incaricati hanno scelto di provvedere innanzitutto alla riorganizzazione del locale archivio ubicato presso la sede consortile di Susa, individuato dall’Ente proprietario quale proprio “archivio di concentrazione”, al fine di ottimizzarne gli spazi e consentire il trasferimento delle carte rinvenute nel deposito di Condove – onde scongiurarne la dispersione – e facilitare le successive operazioni di schedatura e riordino.
Al contempo, in linea con le disposizioni indicate dall’Ente proprietario e alla luce di un’attenta valutazione preliminare del modus operanti del Consorzio, si è scelto di creare presso ciascuno dei quattro Poli territoriali (Susa, Sant’Antonino di Susa, Avigliana e Giaveno) afferenti al Con.I.S.A delle sezioni distaccate dell’Archivio consortile, con l’impegno di restituire chiara evidenza di tale organizzazione attraverso la redazione di un inventario, in modo da consentire al personale consortile una consultazione chiara ed esaustiva del patrimonio documentario dell’Ente nella sua interezza.
Al termine dei lavori, nel luglio 2022, l’archivio è risultato essere composto da 2.819 unità archivistiche, pari a 252 metri lineari di estensione.
